10 Pertanyaan yang Wajib Ditanyakan Sebelum Memesan Pembuatan Aplikasi

Membuat aplikasi untuk kebutuhan bisnis bukanlah keputusan kecil. Aplikasi dapat membantu perusahaan mengelola data, mempercepat pekerjaan, mengurangi kesalahan pencatatan, hingga meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan.

Namun, proses pembuatan aplikasi tidak selalu berjalan sesuai harapan. Ada proyek yang selesai tepat waktu dan sesuai kebutuhan, tetapi ada juga yang mengalami keterlambatan, biaya membengkak, fitur tidak sesuai permintaan, bahkan aplikasi tidak dapat digunakan secara maksimal setelah diserahkan.

Salah satu penyebabnya adalah kurangnya komunikasi antara pemilik proyek dan pihak pengembang sejak awal.

Banyak calon klien langsung menanyakan harga ketika menghubungi developer atau software house. Padahal, harga bukan satu-satunya hal yang perlu dipertimbangkan. Ada banyak hal lain yang harus diketahui sebelum memutuskan untuk bekerja sama.

Misalnya, bagaimana proses pengembangannya? Siapa yang memiliki source code? Apakah biaya sudah termasuk server? Bagaimana jika terjadi kesalahan setelah aplikasi diluncurkan? Dan apakah aplikasi masih bisa dikembangkan di masa depan?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut penting agar Anda tidak hanya mendapatkan aplikasi yang selesai dibuat, tetapi juga sistem yang benar-benar dapat digunakan dan dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis.

Berikut adalah 10 pertanyaan yang wajib ditanyakan sebelum memesan jasa pembuatan aplikasi.

1. Apakah Developer Memahami Kebutuhan dan Proses Bisnis Saya?

Pertanyaan pertama yang harus diajukan bukan tentang harga, melainkan apakah pihak pengembang benar-benar memahami kebutuhan bisnis Anda.

Setiap perusahaan memiliki cara kerja yang berbeda. Dua bisnis yang bergerak di bidang yang sama belum tentu membutuhkan aplikasi dengan fitur dan alur kerja yang sama.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan membutuhkan aplikasi inventaris. Sekilas, kebutuhan tersebut terdengar sederhana karena hanya berkaitan dengan pencatatan barang.

Namun, setelah dibahas lebih lanjut, ternyata perusahaan membutuhkan beberapa fitur tambahan, seperti:

• Pencatatan barang masuk dan keluar.

• Pengelolaan stok di beberapa gudang.

• Riwayat perpindahan barang.

• Persetujuan pengeluaran barang.

• Peringatan stok minimum.

• Laporan persediaan berdasarkan periode.

• Hak akses untuk administrator, staf gudang, dan manajer.

Jika developer hanya memahami permintaan secara umum tanpa menggali proses bisnis, aplikasi yang dibuat mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Apakah tim akan melakukan analisis kebutuhan sebelum mulai mengembangkan aplikasi?

• Apakah developer akan mempelajari alur kerja bisnis?

• Apakah tersedia sesi diskusi untuk menentukan fitur?

• Apakah kebutuhan aplikasi akan dibuat dalam dokumen tertulis?

Developer yang profesional seharusnya tidak langsung menawarkan solusi sebelum memahami masalah yang ingin diselesaikan.

2. Fitur Apa Saja yang Termasuk dalam Penawaran Harga?

Setelah kebutuhan bisnis dipahami, langkah berikutnya adalah memastikan fitur apa saja yang termasuk dalam penawaran.

Jangan hanya menerima penjelasan seperti "aplikasi sudah termasuk dashboard dan manajemen data". Mintalah rincian fitur secara lebih jelas.

Sebagai contoh, fitur manajemen pengguna dapat memiliki banyak cakupan, seperti:

• Menambahkan pengguna.

• Mengubah informasi pengguna.

• Menghapus pengguna.

• Mengatur hak akses.

• Mengaktifkan dan menonaktifkan akun.

• Melihat riwayat aktivitas pengguna.

Semua fitur tersebut membutuhkan pekerjaan pengembangan yang berbeda.

Jika ruang lingkup pekerjaan tidak dijelaskan sejak awal, Anda mungkin menganggap suatu fitur sudah termasuk dalam harga, sedangkan developer menganggapnya sebagai pekerjaan tambahan.

Hal ini dapat menimbulkan kesalahpahaman dan biaya di luar anggaran.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Fitur apa saja yang termasuk dalam harga?

• Berapa jumlah modul yang akan dibuat?

• Apakah laporan dan ekspor data sudah termasuk?

• Apakah desain dashboard termasuk dalam penawaran?

• Apakah integrasi dengan layanan lain sudah dihitung?

• Fitur apa saja yang tidak termasuk dalam pekerjaan?

Sebaiknya seluruh fitur dicatat dalam dokumen ruang lingkup proyek atau scope of work.

3. Berapa Total Biaya dan Apakah Ada Biaya Tambahan?

Harga pembuatan aplikasi sering kali menjadi pertimbangan utama. Namun, jangan hanya melihat angka yang ditawarkan di awal.

Anda perlu mengetahui seluruh biaya yang mungkin muncul selama proses pengembangan maupun setelah aplikasi selesai.

Beberapa komponen biaya yang perlu diperhatikan antara lain:

Biaya pengembangan

Biaya untuk analisis kebutuhan, desain, pemrograman, pengujian, dan implementasi aplikasi.

Biaya domain dan server

Aplikasi yang diakses melalui internet membutuhkan alamat domain dan server untuk menjalankannya.

Biaya layanan pihak ketiga

Jika aplikasi menggunakan layanan seperti WhatsApp API, payment gateway, email service, atau SMS OTP, mungkin terdapat biaya tambahan.

Biaya maintenance

Aplikasi membutuhkan pemeliharaan agar tetap aman, stabil, dan berjalan dengan baik.

Biaya pengembangan fitur tambahan

Jika perusahaan ingin menambahkan fitur di luar kesepakatan awal, pekerjaan tersebut mungkin dikenakan biaya terpisah.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Apakah harga sudah mencakup seluruh proses pengembangan?

• Apakah domain dan hosting atau VPS termasuk?

• Apakah ada biaya berlangganan?

• Apakah maintenance termasuk dalam paket?

• Bagaimana perhitungan biaya jika ada perubahan kebutuhan?

• Apakah terdapat biaya tambahan setelah aplikasi diluncurkan?

Mintalah rincian penawaran secara tertulis agar Anda dapat memperkirakan total anggaran, bukan hanya biaya awal.

4. Teknologi Apa yang Akan Digunakan untuk Membangun Aplikasi?

Teknologi merupakan bagian penting dalam pengembangan aplikasi.

Aplikasi web dapat dibangun menggunakan berbagai bahasa pemrograman, framework, database, dan teknologi pendukung lainnya.

Contohnya:

• PHP dengan Laravel atau Yii2.

• JavaScript dengan Node.js.

• React.js atau Next.js untuk frontend.

• Python dengan Django atau FastAPI.

• MySQL atau PostgreSQL sebagai database.

Anda tidak harus memahami seluruh teknologi tersebut secara mendalam. Namun, penting untuk mengetahui teknologi apa yang akan digunakan dan mengapa teknologi tersebut dipilih.

Pemilihan teknologi dapat memengaruhi performa, keamanan, kemudahan pengembangan, dan biaya pemeliharaan aplikasi.

Sebagai contoh, aplikasi yang membutuhkan banyak proses transaksi mungkin memiliki kebutuhan teknis berbeda dengan aplikasi yang hanya digunakan untuk pencatatan data internal.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Bahasa pemrograman dan framework apa yang digunakan?

• Mengapa teknologi tersebut cocok untuk kebutuhan saya?

• Apakah teknologinya masih mendapatkan dukungan?

• Apakah aplikasi dapat dikembangkan di masa depan?

• Apakah ada ketergantungan pada layanan atau teknologi tertentu?

Developer sebaiknya dapat menjelaskan alasan pemilihan teknologi dengan bahasa yang mudah dipahami, bukan hanya menyebutkan nama framework.

5. Berapa Lama Proses Pembuatan Aplikasi?

Waktu pengerjaan merupakan hal penting yang harus disepakati sejak awal.

Aplikasi sederhana mungkin dapat diselesaikan dalam beberapa minggu atau bulan, sedangkan aplikasi dengan banyak modul dan integrasi dapat membutuhkan waktu jauh lebih lama.

Namun, jangan hanya menanyakan berapa lama aplikasi selesai. Anda juga perlu mengetahui tahapan pengerjaannya.

Contoh tahapan pengembangan aplikasi:

Tahapan	Aktivitas
Analisis kebutuhan	Mengumpulkan informasi dan menentukan fitur
Desain UI/UX	Membuat rancangan tampilan aplikasi
Development	Membangun frontend, backend, dan database
Testing	Menguji fitur dan memperbaiki kesalahan
Deployment	Memasang aplikasi pada server
Handover	Menyerahkan aplikasi dan dokumentasi

Dengan mengetahui tahapan tersebut, Anda dapat memantau perkembangan proyek dengan lebih mudah.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Berapa estimasi waktu pengerjaan?

• Apa saja tahapan pengembangan?

• Apakah terdapat target penyelesaian setiap tahap?

• Bagaimana jika terjadi keterlambatan?

• Apakah klien dapat melihat perkembangan aplikasi selama proses pengerjaan?

Pastikan jadwal yang disepakati realistis dan mempertimbangkan waktu untuk diskusi, revisi, serta pengujian.

6. Apakah Saya Bisa Melihat Perkembangan Aplikasi Selama Proses Pengerjaan?

Jangan sampai Anda hanya mengetahui kondisi aplikasi ketika seluruh proses pengembangan sudah selesai.

Sebaiknya pilih developer atau software house yang memberikan pembaruan perkembangan proyek secara berkala.

Anda perlu mengetahui apakah fitur yang dikerjakan sudah sesuai dengan kebutuhan dan apakah terdapat kendala selama proses pengembangan.

Sebagai contoh, developer dapat memberikan akses ke versi aplikasi yang masih dalam tahap pengembangan. Dengan begitu, Anda dapat mencoba fitur tertentu sebelum aplikasi diluncurkan.

Hal ini membantu menemukan kesalahan lebih awal.

Jika ada tampilan yang kurang sesuai atau alur kerja yang perlu diperbaiki, perubahan dapat didiskusikan sebelum terlalu banyak bagian aplikasi dibangun.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Apakah tersedia demo aplikasi?

• Seberapa sering perkembangan proyek dilaporkan?

• Apakah saya dapat mencoba aplikasi sebelum selesai?

• Bagaimana cara menyampaikan masukan dan revisi?

• Apakah tersedia lingkungan testing atau staging?

Komunikasi yang baik selama pengembangan dapat mengurangi risiko aplikasi selesai tetapi tidak sesuai harapan.

7. Siapa yang Memiliki Source Code dan Hak atas Aplikasi?

Ini merupakan salah satu pertanyaan paling penting, tetapi sering kali terlupakan.

Source code adalah kumpulan kode pemrograman yang digunakan untuk membangun aplikasi. Dengan source code, aplikasi dapat diperbaiki, dikembangkan, atau dipindahkan ke lingkungan server lain oleh developer yang memiliki kemampuan sesuai.

Namun, tidak semua perjanjian pembuatan aplikasi secara otomatis memberikan hak kepemilikan source code kepada klien.

Ada penyedia jasa yang menyerahkan seluruh source code, ada yang memberikan akses terbatas, dan ada pula yang menggunakan sistem lisensi.

Anda harus memahami ketentuan tersebut sebelum proyek dimulai.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Apakah source code akan diserahkan kepada saya?

• Apakah saya mendapatkan akses ke repository?

• Siapa yang memiliki hak atas source code?

• Apakah desain UI/UX dan aset aplikasi juga diserahkan?

• Apakah saya boleh menggunakan developer lain untuk melanjutkan pengembangan?

• Apakah terdapat komponen pihak ketiga yang memiliki lisensi khusus?

Sebaiknya ketentuan kepemilikan, lisensi, dan hak penggunaan dicantumkan dalam kontrak.

Hal ini penting agar Anda tidak mengalami kesulitan ketika ingin berpindah developer atau mengembangkan aplikasi di kemudian hari.

8. Bagaimana Keamanan dan Perlindungan Data Aplikasi?

Jika aplikasi digunakan untuk mengelola data pelanggan, transaksi, karyawan, atau informasi internal perusahaan, keamanan tidak boleh dianggap sebagai fitur tambahan.

Keamanan harus menjadi bagian dari proses pengembangan sejak awal.

Aplikasi yang tidak dirancang dengan baik dapat memiliki berbagai kelemahan, seperti password yang tidak terlindungi dengan benar, hak akses yang tidak sesuai, hingga celah yang memungkinkan pihak lain mengakses data tanpa izin.

Beberapa aspek keamanan yang perlu diperhatikan meliputi:

• Password disimpan menggunakan metode hashing yang aman.

• Pengaturan hak akses berdasarkan peran pengguna.

• Validasi data yang dikirim melalui formulir.

• Perlindungan terhadap serangan umum seperti SQL Injection dan Cross-Site Scripting.

• Penggunaan HTTPS.

• Pembatasan percobaan login.

• Pencatatan aktivitas penting.

• Backup database secara berkala.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Bagaimana data pengguna dilindungi?

• Apakah aplikasi menggunakan HTTPS?

• Bagaimana sistem hak akses dibuat?

• Apakah tersedia backup otomatis?

• Bagaimana penanganan jika terjadi kebocoran atau kehilangan data?

• Apakah pengujian keamanan dilakukan sebelum aplikasi diluncurkan?

Jangan hanya menerima jawaban bahwa aplikasi sudah aman. Mintalah penjelasan mengenai langkah-langkah keamanan yang diterapkan.

9. Apakah Ada Garansi, Maintenance, dan Dukungan Setelah Aplikasi Diluncurkan?

Pembuatan aplikasi tidak berhenti ketika proses pemrograman selesai.

Setelah digunakan, aplikasi mungkin mengalami kesalahan, membutuhkan pembaruan, atau harus menyesuaikan diri dengan perubahan teknologi.

Karena itu, Anda perlu mengetahui bentuk dukungan yang diberikan setelah aplikasi diserahkan.

Ada beberapa jenis layanan yang perlu dibedakan.

Garansi perbaikan bug

Garansi ini biasanya mencakup perbaikan kesalahan yang berasal dari pekerjaan pengembangan dan tidak sesuai dengan kesepakatan awal.

Maintenance

Maintenance mencakup pemeliharaan aplikasi, pembaruan komponen, pemeriksaan keamanan, dan pemantauan performa.

Technical support

Dukungan teknis membantu ketika pengguna mengalami masalah atau membutuhkan bantuan dalam menggunakan aplikasi.

Ketiganya tidak selalu termasuk dalam satu paket layanan.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Berapa lama masa garansi?

• Apa saja yang termasuk dalam garansi?

• Apakah maintenance tersedia setelah masa garansi?

• Apakah dukungan teknis tersedia setiap hari kerja?

• Bagaimana cara melaporkan masalah?

• Apakah terdapat biaya untuk perbaikan atau pengembangan tambahan?

Pastikan batas antara bug, permintaan perubahan fitur, dan maintenance dijelaskan dengan jelas.

Dengan begitu, Anda mengetahui dukungan apa yang bisa diperoleh setelah aplikasi digunakan.

10. Apakah Aplikasi Bisa Dikembangkan Jika Bisnis Saya Bertumbuh?

Pertanyaan terakhir berkaitan dengan masa depan aplikasi.

Ketika bisnis berkembang, kebutuhan sistem biasanya ikut berubah.

Awalnya perusahaan mungkin hanya membutuhkan aplikasi untuk mencatat transaksi. Namun, setelah bisnis berkembang, perusahaan ingin menambahkan fitur laporan keuangan, pengelolaan gudang, integrasi pembayaran, hingga sistem multi-cabang.

Jika aplikasi dibangun tanpa mempertimbangkan pengembangan jangka panjang, penambahan fitur bisa menjadi lebih sulit dan mahal.

Karena itu, penting untuk mengetahui apakah aplikasi dirancang agar dapat dikembangkan secara bertahap.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Struktur kode mudah dipelihara.

• Database dirancang dengan baik.

• Modul aplikasi memiliki pembagian yang jelas.

• Sistem mendukung penambahan fitur.

• Infrastruktur dapat ditingkatkan sesuai kebutuhan.

• Dokumentasi teknis tersedia.

Hal yang perlu Anda tanyakan:

• Apakah aplikasi dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih besar?

• Apakah penambahan modul baru memungkinkan tanpa membangun ulang seluruh aplikasi?

• Apakah aplikasi dapat mendukung peningkatan jumlah pengguna?

• Apakah struktur sistem dan dokumentasi akan diserahkan?

• Bagaimana strategi pengembangan aplikasi dalam jangka panjang?

Aplikasi yang baik bukan hanya menyelesaikan kebutuhan saat ini, tetapi juga memberikan ruang bagi bisnis untuk berkembang.

Bonus: Checklist Sebelum Memesan Pembuatan Aplikasi

Sebelum menyetujui penawaran dari developer atau software house, gunakan checklist berikut untuk memastikan hal-hal penting sudah dibahas.

Kebutuhan dan Ruang Lingkup

• Tujuan pembuatan aplikasi sudah jelas.

• Alur kerja bisnis sudah dijelaskan.

• Daftar fitur sudah disepakati.

• Jenis pengguna dan hak akses sudah ditentukan.

• Ruang lingkup pekerjaan tersedia secara tertulis.

Harga dan Waktu

• Total biaya pengembangan sudah diketahui.

• Biaya tambahan sudah dijelaskan.

• Domain dan server sudah diperhitungkan.

• Estimasi waktu pengerjaan tersedia.

• Tahapan pembayaran sudah disepakati.

Teknologi dan Kepemilikan

• Teknologi yang digunakan sudah diketahui.

• Ketentuan source code sudah jelas.

• Hak kepemilikan dan lisensi sudah disepakati.

• Dokumentasi teknis termasuk dalam kesepakatan.

Keamanan dan Dukungan

• Sistem keamanan sudah dibahas.

• Backup data sudah direncanakan.

• Proses testing sudah dijelaskan.

• Masa garansi sudah diketahui.

• Maintenance dan dukungan teknis sudah dibahas.

Jika sebagian besar poin tersebut belum memiliki jawaban yang jelas, sebaiknya jangan terburu-buru menyetujui penawaran.

Kesimpulan

Memesan pembuatan aplikasi bukan hanya tentang memilih developer dan membayar biaya pengembangan. Ada banyak hal yang harus dipastikan agar aplikasi yang dibuat benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Mulai dari pemahaman proses bisnis, rincian fitur, biaya, teknologi, waktu pengerjaan, kepemilikan source code, keamanan, hingga dukungan setelah aplikasi diluncurkan.

Sepuluh pertanyaan di atas dapat membantu Anda menghindari kesalahpahaman dan mengurangi risiko proyek pengembangan aplikasi yang tidak sesuai harapan.

Ingat, harga murah tidak selalu berarti lebih hemat, dan harga mahal tidak otomatis menjamin kualitas terbaik. Pilihlah penyedia jasa yang mampu menjelaskan proses kerja secara transparan, memahami kebutuhan Anda, dan memiliki rencana pengembangan yang jelas.

Aplikasi yang baik bukan hanya aplikasi yang berhasil dibuat, tetapi aplikasi yang benar-benar membantu bisnis bekerja lebih efektif dan dapat berkembang dalam jangka panjang.

Sebelum memulai proyek, luangkan waktu untuk berdiskusi dan memastikan seluruh kesepakatan tertulis dengan jelas. Langkah sederhana ini dapat menghemat banyak waktu, biaya, dan tenaga di kemudian hari.